엑셀 텍스트 나누기 기능을 활용한 문자열과 숫자 분리 방법

얼마 전 저희 옆 부서의 대리님이 다급하게 저를 찾아왔어요. 거래처에서 보낸 상품 마스터 데이터를 정리해야 하는데, 상품 코드와 수량이 'ABC-105', 'D-20'처럼 하이픈(-)으로 연결되어 있거나, 심지어 '노트북15대', '마우스20개'처럼 문자와 숫자가 무작위로 붙어 있어서 통계를 낼 수가 없다는 것이었죠. 

마감은 오늘 오후인데, 데이터를 하나하나 복사해서 옆 칸에 붙여넣고 계시더라고요. 수백 개가 넘는 품목을 언제 다 분리하냐며 울상을 짓는 모습을 보니, 예전에 저도 신입 시절에 밤새워 가며 수작업을 했던 기억이 나 마음이 참 짠했습니다.

이처럼 하나의 셀 안에 성격이 다른 데이터가 섞여 있을 때, 엑셀에게 어디를 기준으로 쪼갤지 규칙만 알려주면 순식간에 해결할 수 있습니다. 바로 상단 메뉴의 [데이터] 탭에 숨겨져 있는 '텍스트 나누기' 기능 덕분이죠. 이 기능은 크게 두 가지 방식으로 작동해요. 

하이픈(-)이나 쉼표(,), 공백처럼 문자와 숫자 사이에 확실한 기호가 있을 때는 '구분 기호로 분리됨'을 선택하면 되고, 기호는 없지만 '사번 4자리+이름'처럼 글자 수가 딱딱 맞아떨어질 때는 '너비가 일정함'을 선택해서 원하는 위치를 칼로 자르듯 쪼갤 수 있습니다.

제가 대리님과 함께 문제를 해결한 과정도 정말 간단했어요. 우선 분리할 데이터가 들어있는 열을 통째로 선택한 뒤, 메인 메뉴의 [데이터] -> [텍스트 나누기]를 차례로 클릭했습니다. 하이픈 기호가 있는 데이터의 경우에는 마법사 창이 떴을 때 '구분 기호로 분리됨'을 선택하고, 기타 분리 기호 칸에 하이픈(-)을 쏙 넣어주었죠. 그러자 화면 하단의 미리보기 창에서 하이픈을 중심으로 문자와 숫자가 양옆으로 완벽하게 갈라지는 것을 확인할 수 있었습니다. 그대로 '마침'을 누르니 1초 만에 깔끔한 두 개의 열로 데이터가 분리되었답니다.

만약 '노트북15'처럼 구분 기호도 없고 글자 수도 제각각이라 텍스트 나누기 마법사로 한 번에 해결하기 어려울 때는, 엑셀의 또 다른 천재적인 기능인 '빠른 채우기(Ctrl + E)'를 함께 추천해 드려요. 첫 번째 칸에만 '노트북'이라고 문자를 따로 적어두고, 바로 아랫칸에서 Ctrl + E를 누르면 엑셀이 패턴을 스스로 인식해서 아래쪽의 문자들만 쏙쏙 골라내 분리해 주거든요. 

숫자도 같은 방식으로 첫 칸에 '15'를 적고 Ctrl + E를 누르면 완벽하게 쪼개집니다. 엉망진창이던 데이터가 순식간에 표 형태로 정돈되자, 대리님은 연신 감탄하며 드디어 정시 퇴근을 할 수 있겠다고 기뻐하셨답니다.

만약 지금 화면 앞에서 뒤섞인 문자열과 숫자를 보며 마우스를 붙잡고 계신다면, 주저하지 말고 [텍스트 나누기] 버튼을 누르거나 Ctrl + E를 활용해 보세요. 규칙을 찾아내고 도구를 쓰는 법을 아주 조금만 익혀두면, 몇 시간이 걸릴 작업이 단 몇 초 만에 끝나는 마법을 경험하시게 될 거예요. 데이터 정리 때문에 더 이상 스트레스받지 마시고, 이 스마트한 기능들로 매일매일 가벼운 마음으로 퇴근하시길 응원하겠습니다!