엑셀 TRIM 함수 이용한 텍스트 빈칸 및 공백 한 번에 제거하기

얼마 전 새로 입사한 신입 사원이 하얗게 질린 얼굴로 모니터를 뚫어지게 쳐다보고 있더라고요. 사유를 물어보니, 거래처 명단을 바탕으로 매출 데이터를 매칭하고 있는데 분명히 명단에 있는 업체인데도 엑셀이 자꾸만 올바른 값을 찾아오지 못한다는 것이었어요. 

데이터 양은 수천 줄이 넘어가는데 마감 시간은 코앞이라 하나하나 더블클릭해가며 지우고 있었던 거죠. 제가 다가가서 수식 입력줄을 확인해 보니, 어떤 데이터는 글자 앞에 공백이 들어가 있고, 어떤 것은 글자 뒤에 스페이스바가 서너 번이나 눌려 있는 상태였습니다. 컴퓨터 입장에서는 '삼성'과 '삼성 '을 완전히 다른 단어로 인식하기 때문에 발생한 문제였던 것이죠.

이처럼 외부 시스템에서 데이터를 다운로드하거나 여러 사람이 제각각 입력한 자료를 취합할 때는 사방에 흩어진 공백들이 실무자들을 정말 힘들게 만듭니다. 이 문제를 해결하기 위해 제가 신입 사원에게 소개해 준 무기가 바로 'TRIM' 함수였습니다. 

TRIM은 '다듬다', '잘라내다'라는 뜻을 가진 단어인데요, 엑셀에서도 그 역할이 똑같답니다. 텍스트의 양쪽 끝(앞과 뒤)에 있는 모든 공백을 흔적도 없이 지워주고, 글자와 글자 사이에 들어간 불필요한 연속 공백은 딱 한 칸만 남기고 알아서 예쁘게 다듬어주는 아주 영리한 함수예요.

해결 방법은 놀라울 정도로 간단해요. 공백을 정리하고 싶은 데이터 옆에 빈 열을 하나 만든 뒤, =TRIM(A2)처럼 함수를 입력하고 괄호 안에 공백이 섞인 셀 주소만 쏙 넣어주면 끝이랍니다. 그러고 나서 엔터를 누르고 채우기 핸들을 아래로 더블클릭해 수식을 쭉 복사해 주면, 그 많던 수천 줄의 유령 공백들이 단 1초 만에 마법처럼 사라집니다. 

지저분했던 데이터가 칼로 자른 듯 정갈하게 정렬되는 모습을 보면 속이 다 시원해지는 기분이 들 거예요. 신입 사원도 꼬여있던 데이터가 한 번에 매칭되는 것을 보고는 감탄을 금치 못했답니다.

마지막으로 가작 중요한 실무 팁 하나를 더 드릴게요. 이렇게 TRIM 함수로 공백을 깨끗하게 지운 후에는, 함수가 입력된 새로운 데이터 영역을 그대로 복사(Ctrl + C)한 뒤, 원래 데이터가 있던 자리에 '마우스 우클릭 - 값으로 붙여넣기(V)'를 꼭 해주셔야 해요. 그래야 수식은 사라지고 깔끔하게 정돈된 '텍스트 값'만 남게 되어, 기존의 지저분한 열을 삭제해도 데이터가 깨지지 않고 안전하게 보존된답니다.

앞으로 엑셀 데이터가 내 맘처럼 움직이지 않고 자꾸만 에러가 난다면, 당황해서 모니터만 바라보지 마시고 꼭 이 TRIM 함수를 떠올려 보세요. 텍스트 앞뒤의 숨은 공백만 잘 솎아내도 엑셀 스트레스의 절반 이상은 사라질 테니까요. 오늘도 고생 많으셨을 여러분, TRIM 함수와 함께 매끄럽고 기분 좋은 칼퇴길만 걸으시길 바랄게요!